大阪市公文書管理規則

　　　　　制定　　平成１３年　４月　１日　規則第３０号
　　　最近改正　　平成１４年　３月３１日　規則第８６号
　　　　　施行　　平成１４年　４月　１日

　第1条(趣旨)
　この規則は、大阪市情報公開条例(平成13年大阪市条例第3号。以下「情報公開条例」という。)第35条の規定に基づき、本市における公文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

　第2条(定義)
　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
　　(1)　公文書　情報公開条例第2条第2項に規定する公文書をいう。
　　(2)　局等　大阪市事務分掌条例(昭和38年大阪市条例第31号)第1条に掲げる局及び室、収入役室、消防局、交通局、水道局、市立大学事務局、教育委員会事務局(学校園及び学校以外の教育機関を含む。)、選挙管理委員会事務局、監査・人事制度事務総括局、農業委員会事務局、固定資産評価審査委員会事務局並びに区役所をいう。
　　(3)　特定事業所　大阪市事業所事務分掌規則(昭和37年大阪市規則第5号)第5条に定める事業所をいう。
　　(4)　課等　課並びに課に相当する室及び事業所をいう。

　第3条(公文書の取扱い)
　1　公文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、その所在場所及び処理状況を明らかにし、適正に管理しなければならない。
　2　公文書のうち特に重要なものは、その保存に万全を期するとともに、複製し、又は災害時に速やかに持ち出すことができるようにするなど適切な措置を講じておかなければならない。

　第4条(公文書管理組織)
　1　総務局行政部文書課長(以下「文書課長」という。)は、公文書の管理に関する事務を統括する。
　2　局等の庶務担当課長は、当該局等の公文書の管理に関する事務を分掌する。
　3　主管課長(課等の長をいう。以下同じ。)は、当該課等の公文書に関する事務を分掌する。
　4　局等(農業委員会事務局及び固定資産評価審査委員会事務局を除く。以下この条において同じ。)及び特定事業所における公文書の管理を行うため、局等及び特定事業所に文書主任を置く。
　5　文書主任は、局等の長が任命する。

　第5条(到達文書の処理)
　本市に到達した文書は、速やかに処理しなければならない。

　第6条(公文書の作成)
　意思決定及び事務事業の実績については、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、公文書を作成しなければならない。ただし、意思決定と同時に公文書を作成することが困難である場合においては、事後に公文書を作成することができる。

　第7条(公文書の保存期間)
　1　公文書の保存期間は、別表の左欄に掲げる公文書の区分に応じ、同表の右欄に定める期間とする。
　2　情報公開条例第2条第1項に規定する実施機関(以下「実施機関」という。)は、前項の規定にかかわらず、公文書の保存期間が前項の規定により難いと認めるときは、当該公文書の保存期間を別に定めることができる。
　3　前2項の公文書の保存期間は、当該公文書の完結日(当該公文書に係る事案の処理が完結した日をいう。)の属する会計年度の翌年度の4月1日(保存期間が1年未満の公文書にあっては、当該公文書を作成し、又は取得した日)から起算する。
　4　公文書の保存期間が法令若しくは条例又はこれらに基づく規則(以下「法令等」という。)の規定において前3項の規定による当該公文書の保存期間に比して短く定められている場合にあっては、当該公文書の保存期間は、当該法令等の規定にかかわらず、前3項の規定による期間とする。

　第8条(公文書の分類及び整理)
　公文書は、別に定める文書分類表に従い、系統的に分類及び整理し、会計年度ごと又は歴年ごとに編集する。

　第9条(公文書の保存及び目録の作成)
　1　文書課長又は主管課長は、前条の規定により編集した公文書を適正に保存しなければならない。
　2　文書課長又は主管課長は、公文書の管理を適正に行うため、これらの名称その他の必要な項目を記載した目録を作成しなければならない。

　第10条(公文書の廃棄)
　1　文書課長又は主管課長は、保存期間が満了する公文書について廃棄の決定を行い、当該公文書を当該保存期間満了後速やかに処分しなければならない。
　2　文書課長又は主管課長は、前項の規定にかかわらず、同項に規定する公文書で歴史的文化的価値を有するものを保存期間満了後速やかに大阪市公文書館長に引き継がなければならない。

　第11条(読替規定)
　本庁舎外に所在する局等における第9条及び第10条の規定の適用については、これらの規定中「文書課長」とあるのは、「庶務担当課長」と読み替える。

　第12条(法令等の規定による特例)
　法令等の規定により、公文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の公文書の管理に関する事項について特別の定め(第7条第4項に規定するものを除く。)が設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令等の定めるところによる。

　第13条(委任)
　この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、実施機関が定める。

　附　則
　この規則は、公布の日から施行する。

　附　則(平成14年3月31日規則第86号)
　この規則は、平成14年4月1日から施行する。

公文書の区分	保存期間
1　市行政の総合計画又は基本的な計画に関するもの 2　市会議案等、条例及び予算の議決に関するものその他市会に関するもので特に重要なもの 3　条例の制定及び改廃に関するもの 4　市長の事務引継書 5　法律等により30年以上保存が義務付けられているもの 6　事務処理上、参考等に供する期間が30年を超えるもの 7　その他30年以上保存の必要があると特に認められるもの	永年
1　重要な事務事業の計画に関するもの 2　規則等の制定及び改廃に関するもの 3　行政代執行に関するもので特に重要なもの 4　訴訟及び不服申立に関するもの 5　行政委員会等の委員の任免に関するもの 6　職員の人事異動等に関するもの 7　助役等の事務引継書 8　叙位叙勲及び褒章に関するもの 9　表彰に関するもので特に重要なもの 10　市有財産の取得に関するもの 11　市域の境界変更及び編入に関するもの 12　その他30年保存の必要があると認められるもの	30年
1　事務事業の基本的な計画に関するもの 2　重要な達及び通達の制定及び改廃に関するもの 3　重要な申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関するもの 4　重要な請願、陳情、要望等に関するもの 5　重要な行政処分に関するもの 6　予算及び決算に関する重要なもの 7　重要な工事の施行に関するもの 8　重要な契約に関するもの 9　重要な財産の取得、管理及び処分に関するもの 10　職員の任用に関するもの 11　その他10年保存の必要があると認められるもの	10年
1　許認可、免許、承認、取消等の行政処分に関するもので法律関係が3年を超えるもの 2　予算及び決算に関するもの 3　補助金、各種交付金及び給付金に関するもの 4　市会に関するもの 5　行政指導及び勧告に関するもの 6　事務管理及び改善に関するもの 7　請願、陳情、要望等に関するもの 8　課長その他これに準ずる者の事務引継書 9　消滅時効が5年である債権等に関するもの 10　その他5年保存の必要があると認められるもの	5年
1　許認可、免許、承認、取消等の行政処分に関するもので法律関係が1年を超えるもの 2　予算及び決算に関する軽易なもの 3　申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関するもの 4　各種連絡会議に関するもの 5　統計調査に関するもの 6　消滅時効が3年である債権等に関するもの 7　その他3年保存の必要があると認められるもの	3年
1　事務事業に関する軽易なもの 2　申請、報告、届出、通知、照会、回答、進達、副申等に関する軽易なもの 3　庶務に関する軽易なもの 4　各種帳票、伝票等 5　その他1年保存の必要があると認められるもの	1年
随時に発生し、廃棄する軽微なものその他1年保存を要しないと認められるもの	1年未満